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SaaS服務體驗之網易企業郵箱應用評測

出處: it168網站 作者:水太深 時間:2011-7-21 15:49:16

郵箱現在已經是大部分企業所必備的應用軟件之一。企業郵箱的優勢已經非常明顯,筆者在這里也不做過多闡述。筆者這里主要對一些產品的具體功能進行測試與分析,以幫助大家選擇一款合適自己的企業郵箱產品。首先筆者會對網易的企業郵箱進行測試。

  一、群發單顯功能,提高群發的私密性

  在日常工作中,群發是一項非常常見的功能。如企業開發了一個新產品,需要將這個產品的信息發送給多個客戶。再如,采購需要一個原材料的報價,也要將報價的內容發給多個供應商。此時用戶有兩種做法。一是給每個客戶或者供應商都發一封郵件。另外一種做法就是通過群發的方式,來向多個客戶或者供應商發送郵件。顯然,通過群發的操作,會便捷許多。不過群發也會帶來一定的問題。如普通的群發,收件人可以看到所有的收件人信息。這顯然與用戶的本意是不同的。用戶希望通過群發功能來發送郵件,但是收件人看到的收件人地址只是自己的,其他收件人的地址看不到。

SaaS服務體驗之網易企業郵箱應用評測

  網易的企業郵箱顯然考慮到了這方面的內容。其郵件群發中,有一個群發單顯的功能。如上圖所示,當用戶需要群發郵件給客戶或者供應商時,可以點擊按鈕“使用群發單顯”功能,來群發郵件。當使用這個按鈕來群發郵件時,收件人看到的只是自己的地址。

  這里需要注意,一定要使用這個按鈕來群發郵件,才能夠起到“群發單顯”的效果。如果在收件人地址欄中直接輸入多個客戶地址,那么就是普通的群發功能,即收件人可以看到群發郵件中所有的收件人地址。在使用過程中,這是需要特別警惕的。

  二、超大附件,便于文件的傳輸

  隨著網絡速度的提升,大附件的郵件傳輸也變為了可能。現在大部分企業都采用的是光纖接入,其網絡速度得到了很大的提升。這就會大附件的傳輸提供了必備的條件。在傳統的郵箱應用中,向工程圖紙等等,幾百兆的大附件郵件是無法通過郵箱來傳輸的。如果要發送給客戶,那么只能夠通過光盤刻錄、再郵寄等方式,或者建立FTP服務器等等手段。無論采用哪種手段,都不是很方便。

  為此在新的應用環境中,就要求企業郵箱有大附件傳輸的功能。普通電子郵件在發送附件時一般只能發送20M(網易企業郵箱目前支持100M),而更大的文件如工程圖紙等,是無法通過普通電子郵件的附件攜帶的。網易企業郵箱的超大附件功能,可上傳總計不超過2G的多個大型文件并發送,其中單個文件最大不超過2G。超大附件發出后,以超鏈接形式支持任何郵箱帳號的收件人進行下載,不會占用發件人和收件人的郵箱容量和網盤容量。超大附件功能不僅可將大型文件發送給收件人,還方便企業用戶存儲超大文件的辦公需求:超大附件上傳后有效期雖為15天,但支持無限次數續期,只要在到期前進行續期,該文件將一直保存下去。如下圖所示。

SaaS服務體驗之網易企業郵箱應用評測

  雖然系統提供了這個大附件的傳輸功能,但是在實際工作中,大附件的上傳速度比較慢,根據企業網絡狀況的不同,其所需要的時間也有所不同。而且對方在下載這個大附件時,也需要耗費比較長的時間,對于超大附件,用戶一定要記得及時續期,以免文件在15天后被刪除。

  三、加密郵件,提高郵件的安全性

  在日常工作中,現在大部分用戶都是通過客戶端來直接接收與發送郵件的。而且為了工作的方便,在配置上,都會讓客戶端記住密碼。這也就是說,郵件會自動下載到客戶端,并且不用密碼就可以訪問。這就帶來了一定的安全隱患。當用戶離開時,其他用戶可以輕松的看到郵件的內容。這就是一個便利性與安全性之間的沖突。如何來化解這個沖突呢?使用加密郵件的功能,就可以實現。

  根據20/80原則,其實用戶的郵件,只有20%左右是具有相對的保密要求。而大部分的郵件,都沒有這方面的功能。為此用戶可能只需要對少部分的郵件實現加密功能即可。發件人在發送郵件時,用戶可以指定是否需要對郵件進行加密。如果需要的話,可以點擊加密郵件的按鈕,然后輸入相關的密碼。當收件人收到這封郵件時,就會有如下圖的警告信息。當然,收件人需要預先得到發件人的密碼,才能夠打開這封郵件來查看。

SaaS服務體驗之網易企業郵箱應用評測

  筆者認為,網易在這方面其實還有一定的改善的地方。舉一個簡單的例子。如網易可以實現讓收件人針對特定的發件人來設置加密的措施。如人事經理認為,財務部門發送過來的郵件都是比較機密的,需要進行加密處理。而其他用戶發送的郵件,不需要進行加密。此時就可以針對收件人的地址設置一個加密策略。當打開財務人員發送過來的郵件時,需要憑密碼才可以訪問。其他用戶的則不需要。這種強制的措施,就不需要發件人做單獨的設置。畢竟人總有疏忽的時候。如果財務人員在發送郵件時,沒有通過加密手段來發送,那么就存在一定的安全隱患。為此筆者建議,這個郵件是否要加密,作為收件人來說,也需要有一定的控制手段。可以讓用戶根據發件人的不同,來決定是否需要對郵件進行加密。

  四、安全鎖提高存檔郵件的安全性

  根據用戶的操作習慣,往往會將一些重要的郵件利用專門的文件夾來管理。如財務人員,會轉門設置一文件夾,來存放每個月的員工工資信息。這個郵件人事部門每月會發送一次。對于大部分企業來說,員工的工資信息都是屬于保密的。為此財務人員在收到郵件之后,會將其放到一個“員工工資”的文件夾中,以方便管理。現在用戶需要實現的需求是,對這中比較敏感的文件夾采取加密的措施。即閱讀這個文件夾中的郵件,需要用戶輸入密碼才可以訪問。這就可以避免其他用戶非法來閱讀這些敏感的文件。

SaaS服務體驗之網易企業郵箱應用評測

  如上圖所示,在網易的企業郵箱中,提供了安全鎖的功能。通過這個安全鎖,可以對網易郵箱內的“個人網盤”、“自定義文件夾”等內容進行加密。簡單的說,就是設置一個訪問密碼。用戶后續要查看這個這個文件夾時,需要憑合法的密碼才可以訪問。這在實際工作中,是一種必要有用的保密措施。

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