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政府企業郵箱選型的六條法則

出處:中國電子商務研究中心 作者:中國電子商務研究中心 時間:2011-8-8 16:30:56
企業郵箱是政府信息化建設不可或缺的一個組件。不過在實際工作中,筆者在跟一些政府人員溝通過程中,發現他們或多或少對企業郵箱存在一些抱怨。通過筆者的分析,筆者認為很大部分原因是在選型過程中走了一些誤區,導致用戶的滿意程度不高。筆者認為,政府企業郵箱選型時,應該遵守如下六條法則。

  一、應該與門戶網站整合

  筆者認為,政府單位在選擇企業郵箱時,需要考慮所采用的企業郵局能夠與門戶網站整合。如此的話,用戶只需要打開門戶網站,就可以找到登陸到郵箱的地址。而不用再單獨去記憶域名。如下圖所示,是某個政府的門戶網站。在上面就有“公務員郵箱入口”的鏈接。點擊這個連接,就可以直接進入到政府單位的郵箱系統登陸界面。

  其實從技術上來說,要實現企業郵局與政府單位的門戶網站整和,并沒有多少的難度。其難點還在于政府部門的信息化負責人,需要想到這一點。并在門戶網站的制作者與企業郵局的提供者之間進行協調,以做好相關的整合動作。在整合工作中,筆者的建議是,需要注意安全。筆者舉一個簡單的案例。黑客如果攻擊了企業的這個門戶網站,就可以將“公務員郵箱入口”這個超鏈接,轉接到一個欺騙網站。此時攻擊者就可以獲取用戶的郵箱帳戶與密碼。從而獲取一些機密的信息。為此在實現與門戶網站的整合時,需要做好相關的安全防護工作。以免給不法分子帶來可乘之機。

  二、企業郵局要能夠提供靈活的模板

  眾所周知,政府人員在寫公文時,往往有比較嚴格的格式要求。包括稱呼、文章的排版等等,都比普通企業的要求要高。為此政府單位在選擇企業郵局時,最好在企業郵局中能夠提供現成的模板。用戶在給領導、給下屬、給同級的部門之間寫郵件時,只需要調用固定的格式,然后按照格式填寫內容即可。這些模板既要能夠滿足用戶的需求,同時又要能夠符合規范化的要求。

  現在不少企業郵局,為了打開政府的市場,會特意為政府行業設置一些實用的模板。這些模板包括證實的公文模板、會議通知模板、普通公告模板、百姓投訴模板等等。而且相同的內容,面對不同的對象,模板也不同。如一個會議通知,收件人是上級領導或者下屬,其采用的模板格式都是不同的。實踐證明,通過這些不同的模板,可以提高用戶的工作效率,同時提高文檔的規范性。在實際工作中,政府單位在企業選型時,企業郵局是否能夠提供具有針對性的模板,是一個比較重要的關鍵環節。同時,用戶也可能在實際工作中建立自己的模板。為此在企業郵局中,要能夠允許用戶能夠創建自己的模板。在后續工作中能夠直接調用。

  當然,最好在郵件正文中,還能夠直接對穩當進行排檔。如縮進、加粗、重點標示等等。一般情況下,最好在Word中能夠實現的排版功能,在企業郵局中都可以實現。如此的話,一些正式的文檔就不需要通過附件等形式來發送。畢竟通過附件等形式,會降低郵箱系統的安全性。

  三、標準的通訊協議,提高與其它系統的整合

  現在企業郵局采用的通訊協議也比較多。如POP、SMTP、MAP等等。雖然不同的通訊協議有不同的特點,但是從與其它系統的整合角度來看,采用通用的協議,是比較理想的做法。筆者一般建議,在選擇企業郵局時,最好考慮那些采用標準通訊協議的產品。或者說,如果企業郵局能夠支持多種通訊協議,我們在配置時,最好采用那些比較通用的協議。

  在實際項目中,如果一個政府單位的信息化建設比較完善,一般會要求與多個信息化系統進行整合。如政府單位內部可能已經部署了OA系統,那么用戶就會要求OA系統與郵件系統整合。通常情況下,OA系統已經設置了與郵件系統的接口。只要這個郵件系統采用的是標準的通訊協議,那么在實現的過程中,就會比較簡單。只需要通過簡單的配置即可。

  類似的,可能還需要同企業內部的即時通訊工具、門戶網站上的投訴系統等等進行整合。大部分情況下,只要郵件系統采用的是標準的通訊協議,一般情況下實現整合的過程都比較簡單,不需要經過開發,只需要通過簡單的配置即可。

  四、反垃圾郵件、防病毒能力要比較高

  郵件,從某種意義上來說,代表了一個企業或者一個單位的形象。如果其安全系數比較薄弱,很容易被攻擊,并被當作肉雞,像其他用戶發送垃圾郵件。那么這個企業或者單位的形象,就會帶來很大的負面影響。

  對于一般的企業是如此,對于政府單位更是如此。政府單位中有部分的聯系人是外賓或者其他兄弟單位,如果發送的電子郵件被插入了惡意的插件或者老是向這些用戶發送垃圾郵件,無疑這個政府的形象就會打折扣。此時其不僅僅是一個政府的臉面,更是一個地區的形象問題。所以筆者一般不建議,政府單位自己構建企業郵局。因為政府部門畢竟不是專業的IT服務提供商。如果其自己構建企業郵局,從技術上來說,并沒有多少難度。但是從安全性角度來考慮,沒有這么強的技術實力來提高很好的安全性。畢竟與專業的IT團隊來說,政府單位的IT實力還是有所欠缺的。

  為此筆者的建議是,企業在選擇企業郵局時,最好選擇互聯網的企業郵局提供商。并且要選擇那些在安全性上投入比較大的企業。只有選擇這些合作伙伴,才能夠在最大程度上保障企業郵局的安全性,減少垃圾郵件與病毒郵件。

  五、使用操作盡量的便捷

  雖然說政府單位中用戶的教育水平一般都比較高。但是這里需要注意一點,就是政府單位中用戶的穩定性比較高。為此現在在政府單位中,有比較大的一批用戶,是40歲到60歲之間的。這些用戶在以前可能沒有接受過正規的信息化培訓。通常情況下,這些用戶可能還是部門的領導。為此如果郵件的操作太過于復雜,那么這部分人就很難通過。所以,需要提供一些便捷化的操作,來降低企業郵局推行過程中的阻力。

  如筆者在選型過程中,會選擇那些在企業郵局中集成了輸入法的產品。簡單的說,就是只要用戶登錄了企業郵箱,系統自動會根據登陸用戶的設置,調用其需要的輸入法。如此的話,無論這個用戶在哪里登陸,如出差或者在家里辦公,只用其采用了相同的用戶名登錄,那么都可以找到其稱手的輸入法,而無論操作系統是否安裝了這種輸入法。對于一些沒有受過IT專業培訓的用戶來說,輸入法的安裝也是一件非常頭痛的事情。通過這個簡單的整合,顯然可以提高這些用戶的滿意度。

  六、簡單易用的原則

  最后一個選型的原則,就是功能要簡單易用。根據筆者的經驗,政府單位在企業郵局選型時,一般都不要求在企業郵局中有郵件之外的復雜的功能。如工作流、事務提醒等功能。因為一般都會有配套的系統來實現這些需求。在郵件系統中實現這些功能的話,反而是畫蛇添足。所以政府單位在企業郵局選型時,就不需要太過于關注企業郵局的附加功能。說句實話,羊毛出在羊身上。筆者認為,這是政府單位在企業郵局選型時與普通企業選型時很大的不同。普通企業在選型時,總希望其能夠實現的服務越多越好。就好像買東西贈品越多越好。到底對自己是否適用,就是另外一回事情了。

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