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怎樣戒掉電子郵件的“癮”?

出處:創業邦雜志 作者:創業邦雜志 時間:2014-12-22 16:42:36
導讀:以下幾個方法可以讓你更高效地進行郵件溝通:選定時間批量處理郵件;內容簡潔,回復直截了當;先表態,再給要點;不要起過于空泛的標題……

讓我們先從一個流行的小測試開始吧。假如一個問題是:“有沒有人覺得自己的電子郵件收發量嚴重不足?”可能有人會反問:“你這個問題是認真的嗎?”確實,我們應該關注的是如何讓自己不再因為臃腫的收件箱承受不必要的額外負擔。

Contatta是一家提供合并電子郵件服務的公司。他們根據美國勞工部與麥肯錫全球研究院的統計數據得出了一個結論,大多數專職商界人士每年會在管理、發布和回復郵件上耗去637個小時,約合每周13小時。數據還指出,處理數不勝數的電子郵件不僅耗時,也是一種艱苦的腦力勞動,更不用說它還會影響職場中人的工作斗志。


仔細想想,這些耗在郵件上的時間、智力與精力完全值得投入于其他更重要的工作,比如經營公司、推出產品、創造內容。那么,怎樣才能戒掉電子郵件的“癮”,讓它成為一種能給我們帶來更高的效率和更好的心情的工具呢?以下幾條妙招可以提供幫助。

一、選定時間批量處理郵件

在特定的工作時間讀取并回復電子郵件。如果你實在忍不住在手機上查收郵件,至少設法要求自己集中回復郵件,一次性批量回復問題,或者等問題全部問完以后統一回復。

Baydin公司位于美國加州瓦利維尤,他們推出了一款Gmail管理工具Boomerang,可以幫你關掉Gmail的新郵件提醒功能。該公司首席執行官Alex Moore說:“設置在特定的時間段查看電子郵件,這樣你就不會為一條又一條冒出來的新消息分神了。”Gini Dietrich是芝加哥Arment Dietrich公關公司的CEO。考慮到需要優先處理緊急的客戶要求,他建議不妨選擇在開會前后查收電子郵件,但永遠不要在開會期間接收郵件。

另外,關閉電腦和手機的電子郵件通知功能也很有效果。Moore這樣描述頻繁接收郵件的影響:“每次聽見收到郵件的叮咚聲,大腦就要花一分鐘時間才能再次全神貫注。”

假如選擇集中回復電子郵件,最好在離線狀態寫回信。這樣在回信時,寫信人的注意力就不會受到新一批回復郵件的干擾了。筆者試過在飛機上關閉Wi-Fi回復電子郵件,然后發覺這么做不但更方便,而且也容易集中精神。

Dietrich說:“專心做某個項目時,我會讓收件箱處于離線狀態。這樣既不會耽誤我起草新郵件,也不會被不斷往來的郵件干擾。”

有人給電子郵件設置了自動回復,通知發件人他們只會在一天中的某些時間具體回復。這么做可以規劃預期回復,但筆者不喜歡這種方式,一方面是因為覺得不夠實用,畢竟大多數時候沒這個必要,另一方面也是推己及人:為什么要為了管理自己的郵件而去增加別人收件箱的負荷呢?

二、內容簡潔,回復直截了當

郵件內容一律保持簡潔,一清二楚,不要長篇大論、拐彎抹角——這是對收件人和發件人自己雙方的時間的尊重,同時,回信時要直入主題,切中要害。回信內容要盡量詳細完整,但不要太啰嗦。喋喋不休是不負責任的表現。

寫作導師Don Murray(他也是普利策新聞獎的獲得者)說過一句話,筆者常常引用:“讀者不會因為急著叫好而翻頁。”他這話并非特指電子郵件,但很適合用在這方面。

三、先表態,再給要點

要讓電子郵件變得簡練,就應該主動在回信中表明態度,不要模棱兩可,這樣才能避免此后不必要的郵件往來。比如同意舉行會議就直接回復“同意開會”,然后提供關于會議具體時間和日期的建議供收件人選擇。

“先表態,再給要點”是溝通的規則,也是有益于高效溝通與合作的法則。

另一個避免不必要回信的方法是直接告訴對方“無需回復”(No Reply Needed)。這句話如今在互聯網上可以用英文縮寫“NRN”代表。

四、不要起過于空泛的標題

DJ Waldow是《叛逆者的電子郵件營銷指南》(The Rebel’s Guide to Email Marketing)一書的聯合作者,他認為:“電子郵件的標題行類似于一篇博客的題目、一份報紙的頭條、一部電影的名字、一條Twitter信息、一段Facebook帖子的前幾個字、一本書的導語⋯⋯,它就是誘餌。”

Waldow說,即使是在希望通過郵件獲得具體可行的解決方案時,人們依然會隨便處理郵件標題,用一些像“再次聯系”、“問題”和“簡介”這樣泛泛而論的詞命名。

從提高效率的角度出發,如果使用一些指向具體的標題,能讓收件人更容易地找到用于歸類存檔的信息關鍵詞。因此下次回郵件時,不要再用“問題”二字做標題了,試試一些更明確的題目,比如直接發問:“騎士查理王獵犬能做搜救犬嗎?”

五、棄用分級文件夾存放郵件

Moore建議,在收件箱里利用瀏覽或搜索關鍵字功能可以更快地找到需要的信息,而在過多層級的文件夾里查找信息的速度則會慢一些。

筆者也同意這種看法,但要提醒大家的是,針對這個問題,專家之間有很大的爭議。有人認為收件箱里應該設置多級文件夾,把類似的信息分門別類,比如訂閱的新聞通訊、廣告宣傳、工作相關事宜和私人郵件,這樣反而會令人一目了然。

六、拒絕不必要的信息

不必要的信息主要是指來自Facebook、Twitter和LinkedIn等社交媒體的通知。這些社交媒體網站每每會在你收到新的站內回復或者增加新的聯絡人時發送大量的通知。這樣的訊息通常都會累積在收件箱里,形成大量未讀郵件。我們永遠不會浪費時間打開這類郵件,所以不要放任它們繼續留在收件箱里。

有些工具可以為我們批量取消不必要的郵件通知訂閱服務,例如可以提高郵件效率的應用Unlistr、Unroll.Me和The Swizzle。當然我們必須承認,沒有哪種工具是完美無缺的,但不妨將使用這些軟件當作為收件箱減負的起點。

有些郵箱服務可以生成一次性的電子郵件地址,幫你避免不必要的郵件騷擾。當我們不想披露真實郵箱信息時,它們就能派上用場。MailDrop、AirMail、10 Minute Mail等都屬于這類服務。

七、使用電子郵件管理工具

還有些工具能幫助我們更高效地管理電子郵件。Kerry O’shea Gorgone是MarketingProfs公司的教學設計師,她推薦了每月收費7美元的SaneBox,她喜歡這款工具簡潔直觀的特色功能。她說:“它會掃描我的收件箱,留意關于同一事項的郵件往來在哪里截止。它好像是一個直觀的智能郵箱,讓我的生活更加便捷了。” 譯 | Tino
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